এই গ্রীষ্মে আপনার Google Workspace উন্নত করার জন্য 5 টি টিপস

গ্রীষ্মের কথা চিন্তা করার সময়, উত্পাদনশীলতা সবসময় মাথায় আসে না। বেশিরভাগ কর্মক্ষেত্র এবং ফ্রিল্যান্সারদের মতো, Google Workspace কাজ পরিচালনার জন্য অত্যন্ত জনপ্রিয় এবং গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু অনেক বৈশিষ্ট্য যা এটিকে হাওয়ায় পরিণত করতে সহায়তা করে তা ব্যাপকভাবে পরিচিত নয়। নীচে পাঁচটি টিপস দেওয়া হল যা আপনাকে আপনার Google ড্রাইভকে আরও ভালভাবে সংগঠিত করতে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে সর্বাধিক ব্যবহার করতে সাহায্য করবে যাতে কাজে কম সময় ব্যয় হয় এবং সূর্যকে উপভোগ করার জন্য আরও বেশি সময় ব্যয় হয়৷

পুরানো ফাইল এবং ফোল্ডার মুছুন আর প্রয়োজন নেই

আমাদের কম্পিউটারে অনেক ফাইল আছে। এই সমস্ত নথি, ফটো এবং এর মতো, সম্ভবত আর প্রয়োজন নেই এবং সরানো উচিত। আদর্শভাবে, আপনার কম্পিউটারে নিয়মিত ব্যাকআপ নেওয়া উচিত। আপনি যদি তা না করেন তবে একটি ফাইল মুছে ফেলার আগে আপনার ম্যাক বা পিসিতে সবকিছুর একটি সম্পূর্ণ ব্যাকআপ নিতে ভুলবেন না।

একবার এটি হয়ে গেলে, আপনার কম্পিউটারের ফোল্ডারগুলির মধ্য দিয়ে যান যেখানে আপনি সাধারণত সামগ্রী সংরক্ষণ করেন, তারপর তারিখ অনুসারে ফাইলগুলি বাছাই করুন৷ আপনার আর প্রয়োজন নেই এমনগুলি মুছুন, বিশেষ করে এক বছরের বেশি বয়সী। আপনার কাছে স্টোরেজ স্পেস কম হলে, ফাইলগুলিকে আকার অনুসারে সাজান এবং বড়গুলি সরিয়ে ফেলুন, ধরে নিন যে সেগুলির আর প্রয়োজন নেই৷

আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে লেবেল এবং ফিল্টার সেট আপ করুন৷

ইমেল একটি মূল্যবান টুল কিন্তু এটি সঠিকভাবে সংগঠিত না হলে এটি একটি উত্তেজক হতে পারে। Gmail দীর্ঘদিন ধরে একটি লেবেলিং সিস্টেম অফার করেছে যা ব্যবহারকারীদের একটি রঙ-কোডেড সিস্টেম ব্যবহার করে বিভিন্ন কারণে ইমেল বাছাই করতে দেয়। যখন অপ্রয়োজনীয় বার্তা মুছে ফেলার সময় আসে তখন এটি ফিল্টারিংকে অনেক সহজ এবং কাজের জন্য আদর্শভাবে উপযুক্ত করে তোলে।

এগিয়ে চলুন, জিমেইলের জন্য কিউই বিবেচনা করুন, যা একটি ফোকাসড ইনবক্সের মাধ্যমে ফিল্টারিংকে চরম পর্যায়ে নিয়ে যায়। বৈশিষ্ট্যটির সাহায্যে, আপনি দিনে বা সপ্তাহে বার্তাগুলিকে কমিয়ে দিতে পারেন, এবং সংযুক্তিগুলি সহ আলাদা করতে পারেন, ইত্যাদি। সংযুক্তিগুলির সাথে আর প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি মুছে ফেলা বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ কারণ সেগুলি আপনার সরবরাহকারীর উপর নির্ভর করে অনলাইনে বা প্রকৃত স্টোর স্পেস নষ্ট করে৷

সময় সাশ্রয়ী অ্যাপ ব্যবহার করুন

বাজারে প্রচুর সময় সাশ্রয়ী অ্যাপ রয়েছে এবং বসন্ত পরিষ্কার করার জন্য বোর্ডে যাওয়ার জন্য একটি দুর্দান্ত সময়। ঘড়ির কাঁটার মতো পরিষেবা, বিপরীতে, ব্যক্তি এবং কোম্পানির জন্য একইভাবে আরও উদ্ভাবনী দৈনিক সময়সূচী তৈরি করা সম্ভব করে তোলে। চেষ্টা করার জন্য বিনামূল্যে, ঘড়ির কাঁটার দিকে বিরোধপূর্ণ মিটিংগুলি পুনঃনির্ধারণ করে এবং নিরবচ্ছিন্ন সময়ের ব্লকগুলি মুক্ত করে আপনার ক্যালেন্ডারকে অপ্টিমাইজ করে৷ এটি করার মাধ্যমে, আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করতে পারেন।

উদাহরণ স্বরূপ, আমাদের অ্যাপ, জিমেইলের জন্য কিউই, ইমেল স্প্যাম অপসারণকে সহজ করে তোলে এবং আপনার নিউজলেটার এবং অন্যান্য বাল্ক ইমেলগুলিকে সংগঠিত করার জন্য আরও ভাল যা একটি অনলাইন স্টোর এবং অন্যান্য সাইট দেখার পরে জমা হয়৷ এই অ্যাপটি আপনি আর চান না এমন ইমেল তালিকার সদস্যতা ত্যাগ করা সহজ করে তোলে।

আপনি যদি আপনার ইমেল বা প্রতিদিনের ক্যালেন্ডারে অর্ডার আনা কঠিন মনে করেন, তাহলে জিমেইলের জন্য কিউই এবং ঘড়ির কাঁটা শুরু করার জন্য দুর্দান্ত জায়গা। আপনি বছরের বাকি অংশে যাওয়ার সাথে সাথে কীভাবে জিনিসগুলি করা হয় তা পরিবর্তন করার জন্য গ্রীষ্মকে একটি অজুহাত হিসাবে ব্যবহার করুন।

বিভিন্ন ধরনের ফাইলের মধ্যে পার্থক্য করতে কালার কোডিং ব্যবহার করুন

রঙ কোডিং অফার করার জন্য Google একমাত্র নয়। আপনি Windows 11 এবং macOS মন্টেরির জন্য অনুরূপ ফাইল এবং ফোল্ডার সংস্থার সরঞ্জামগুলি খুঁজে পেতে পারেন। উভয় অপারেটিং সিস্টেমই বিল্ট-ইন কালার-কোডিং বৈশিষ্ট্য প্রদান করে, যার মধ্যে পরেরটি বিস্তৃত অফার সহ। নির্বিশেষে, উভয় সিস্টেমে তৃতীয় পক্ষের সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলি ফাইল এবং ফোল্ডারগুলির রঙ-কোডিংয়ে গভীরতা যুক্ত করে। নেটিভ অপশন দিয়ে শুরু করুন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যান্য সমাধানে যান।

রঙ ব্যবহার করে বিষয়বস্তু আলাদা করার একটি উপায় হল তার অগ্রাধিকার, সম্ভবত আপনার সবচেয়ে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি বোঝাতে লাল ব্যবহার করা। আপনি ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত ফাইলগুলিকে আলাদা করতে একটি রঙ (বা একই রঙের বিভিন্ন শেড) ব্যবহার করার বিষয়েও বিবেচনা করতে পারেন। আপনার জন্য সেরা পছন্দ আপনার প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হবে।

ফাইলগুলিকে খুঁজে পাওয়া সহজ করতে তাদের নাম পরিবর্তন করুন৷

মুছে ফেলার জন্য আপনার কম্পিউটারে সেই ফাইল এবং ফোল্ডারগুলির মধ্য দিয়ে যাওয়ার কথা মনে আছে? এই প্রক্রিয়াটি আরও সহজবোধ্য যদি আপনি নাম দিয়ে বলতে পারেন যে তারা কী অন্তর্ভুক্ত করে। অন্য কথায়, ফাইলের নাম হিসাবে “ডকুমেন্ট-1” এবং “বই-1” ব্যবহার করা ঠিক আদর্শ নয়। সুতরাং পরিবর্তে, ফাইল এবং ফোল্ডারগুলির নামকরণের একটি নতুন অভ্যাস শুরু করুন যা পরবর্তীতে আপনার জন্য তাদের খুঁজে পাওয়া সহজ করে তুলবে। সেখানে উপলব্ধ সমস্ত ধারণা, সিস্টেম এবং এআই থেকে একটি সিস্টেম তৈরি করুন।

আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিকে আরও বর্ণনামূলক করতে তাদের নাম পরিবর্তন করার সুযোগ হিসাবে গ্রীষ্মকে ব্যবহার করুন। এটি এগিয়ে যাওয়া ফাইলগুলি খুঁজে পাওয়া আরও সহজ করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিভাগ বা প্রকল্পের নাম, ট্যাগ, তারিখ এবং আরও অনেক কিছু যোগ করে ফাইলের নাম পরিবর্তন করতে পারেন। পছন্দ অবিরাম হয়.

আপনি যাই করুন না কেন, ধারাবাহিক থাকুন এবং পুনঃনামকরণ প্রক্রিয়া অনুসরণ করা চালিয়ে যান। তারপর, আপনি খুশি হবেন আপনি করেছেন.

আপনার স্থান এবং ডিজিটাল জীবনকে আরও ভালভাবে সংগঠিত করতে আপনি বসন্ত পরিষ্কারের সময় অনেক কিছু করতে পারেন। উপরের পাঁচটি টিপস অনুসরণ করে, আপনি আপনার ইনবক্স, ফাইল এবং ফোল্ডারে অর্ডার আনতে পারেন। সর্বোপরি, এই সুপারিশগুলির কোনওটিই শেষ হতে এত বেশি সময় নেয় না, আপনাকে আরও বেশি বিনোদনমূলক কিছু করতে আরও সময় দেয়। শুভ গ্রীষ্মকাল

ফিচার ইমেজ ক্রেডিট: Caio দ্বারা ছবি; পেক্সেল; ধন্যবাদ!

আমান্ডা মারকোট

আমান্ডা মারকোট

Amanda Marcotte হল Gmail-এর জন্য Kiwi-এর Growth and Marketing-এর VP, একটি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন যা আমাদের পছন্দের বৈশিষ্ট্যগুলিকে উন্নত করে এবং Gmail এবং Google Workspace-এ নির্ভর করে এবং ব্রাউজারের বাইরে আলাদা করে।