ওভারলোড এবং ক্লান্তি কমাতে কাজের ভিডিও কলগুলি পুনর্বিবেচনার জন্য টিপস৷

মন্তব্য করুন

প্রাক-মহামারী, হোয়াইট-কলার কর্মীরা ক্লান্তি অনুভব করেছিল। তারপর এলো জুমের ক্লান্তি। এখন, তারা উভয়েরই কিছুটা অনুভব করছে, কখনও কখনও একই সময়ে.

এই নতুন পর্যায়ে কাজের সময়, কিছু মানুষ অফিসে ফিরে এসেছেঅন্যান্য হাইব্রিড হয় এবং কিছু হয় স্থায়ীভাবে দূরবর্তী, অনেক শ্রমিক সভা একটি আক্রমণ দ্বারা বোমা হচ্ছে. এবং সেই মিটিংগুলির বেশিরভাগই এখন জুম, মাইক্রোসফ্ট টিম এবং গুগল মিটের মতো ভিডিও পরিষেবাগুলিতে রয়েছে। কিন্তু পিছনের সভাগুলি প্রায়শই ক্লান্তি সৃষ্টি করে, উত্পাদনশীলতা হ্রাসের অনুভূতি এবং কখনও কখনও এমনকি ভয়ও তৈরি করে, যা অনেককে ভাবতে দেয় যে কীভাবে সাক্ষাতের মাধ্যমে মৃত্যু থেকে রক্ষা পাওয়া যায়।

“আমরা অজানা জলে আছি,” বলেছেন স্টিভেন রোজেলবার্গ, যিনি শার্লটের উত্তর ক্যারোলিনা বিশ্ববিদ্যালয়ের সাংগঠনিক বিজ্ঞান, ব্যবস্থাপনা এবং মনোবিজ্ঞান পড়ান৷ “আমরা জানি না মিটিং এর জগৎ কেমন লাগে।”

ভিডিও মিটিংয়ের উপর নির্ভরতা, যা মহামারী চলাকালীন শ্রমিকদের লকডাউন করার সময় দ্রুত বৃদ্ধি পেয়েছিল, অনেক হোয়াইট-কলার কর্মী অফিসে ফিরে আসা সত্ত্বেও অব্যাহত রয়েছে। মাইক্রোসফ্ট সম্প্রতি রিপোর্ট করেছে যে 2022 সালের বসন্তে, মহামারী শুরু হওয়ার পর থেকে গড় ব্যবহারকারীর জন্য প্রতি সপ্তাহে ভিডিও-সক্ষম টিম মিটিংয়ের সংখ্যা বিশ্বব্যাপী দ্বিগুণেরও বেশি। এবং পরের ছয় মাসে কোনও বিপরীত হওয়ার প্রমাণ নেই, সংস্থাটি বলেছে।

কিছু কোম্পানি ওভারলোড মেটানোর জন্য কঠোর ব্যবস্থা নিচ্ছে। Shopify সম্প্রতি কর্মীদের মিটিং প্রত্যাখ্যান করতে উত্সাহিত করেছে, বুধবার নো-মিটিং বাস্তবায়ন করেছে এবং তিনজনের বেশি লোকের সাথে সমস্ত মিটিং শুদ্ধ করেছে, কেউ তাদের আবার যোগ করার আগে একটি সাময়িক বিরতিতে উত্সাহিত করেছে। এবং টেকস্মিথ, একটি মিশিগান-ভিত্তিক প্রযুক্তি সংস্থা, সম্প্রতি বলেছে যে এটি মিটিং ছাড়াই এক মাস পাইলটিং করে উত্পাদনশীলতা বাড়িয়েছে।

সুতরাং কর্মীদের তাদের ভবিষ্যতের ভিডিও মিটিং সম্পর্কে কীভাবে ভাবা উচিত? আপনি তাদের পিছনে ধাক্কা দিতে পারেন? এবং বস যদি এই মিটিংগুলির জন্য জিজ্ঞাসা করে তবে একজন কর্মী কী করতে পারে?

ভিডিও মিটিংকে আরও কার্যকর করতে, ক্লান্তি কমাতে এবং সহযোগিতার উন্নতি করতে আপনি যা করতে পারেন তা এখানে।

আপনার কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি সম্পর্কে একটি প্রশ্ন আছে? আমাদের একটি নোট অঙ্কুর.

দ্য বছরের শুরু আপনার মিটিং অডিট করার জন্য একটি ভাল সময়কর্ম বিশেষজ্ঞরা বলছেন।

আপনার ক্যালেন্ডারে সমস্ত পুনরাবৃত্ত মিটিং পর্যালোচনা করুন। কোনটি প্রয়োজনীয় এবং কার্যকর তা বিবেচনা করুন এবং প্রয়োজন অনুসারে পরিবর্তন করুন, রোজেলবার্গ বলেছেন। তিনি যোগ করেন, এটি সমস্ত মিটিং বাতিল বা নির্বিচারে নো-মিটিং সময় বাস্তবায়নের চেয়ে বেশি কার্যকর। এই নিয়মগুলি প্রায়শই লঙ্ঘনের দিকে পরিচালিত করে এবং তাদের অনুমতি দেওয়া দিনে প্রচুর সংখ্যক মিটিং হয়।

“এটি দ্রুত সমাধান করার চেষ্টা করছে … এবং প্রতিশ্রুত ত্রাণ প্রদান করে না,” তিনি বলেছিলেন। “কিন্তু করছেন [a meeting audit] একটি যৌথ দল হিসেবে সবচেয়ে ভালো পন্থা।”

কিন্তু হার্ভার্ড বিজনেস স্কুলের নেতৃত্বের অধ্যাপক লেসলি পার্লো বলেছেন, সমস্ত সভা থেকে মুক্তি পাওয়া একটি নিরীক্ষার জন্য একটি ভাল শুরু হতে পারে। এটি শ্রমিকদের সচেতনভাবে বিবেচনা করতে বাধ্য করে যে কোনটি আবার যোগ করতে হবে।

মিটিং এর উদ্দেশ্য বুঝতে

একটি মিটিং শিডিউল করার আগে, নিশ্চিত করুন যে আপনার এমনকি একটি প্রয়োজন।

রোজেলবার্গ এটিকে তিনটি প্রশ্নে ফুটিয়ে তোলে: লোকেদের একত্রিত করার একটি বাধ্যতামূলক উদ্দেশ্য আছে কি? মিটিং এর বিষয়বস্তু কি প্রবৃত্তি এবং মিথস্ক্রিয়া প্রয়োজন? এবং কোন বিকল্প যোগাযোগ পদ্ধতি আছে যা ঠিক ততটাই কার্যকর হবে? তিনটি প্রশ্নের উত্তর হ্যাঁ হলেই একটি মিটিং নির্ধারণ করা উচিত।

অন্যথায়, একটি ইমেল লেখা, গ্রুপে একটি তাত্ক্ষণিক বার্তা পাঠানো বা তথ্য জানাতে একটি পডকাস্ট রেকর্ড করার কথা বিবেচনা করুন৷ সহযোগিতার একটি বিকল্প ফর্মের মধ্যে রয়েছে ক্রস-টাইম জোন প্রতিক্রিয়া বা বুদ্ধিমত্তার জন্য একটি ভাগ করা নথি ব্যবহার করা।

হার্ভার্ড বিজনেস স্কুলের বিজনেস অ্যাডমিনিস্ট্রেশনের অধ্যাপক রাফায়েলা সাদুন বলেছেন যে মিটিংটি কীভাবে দলের উদ্দেশ্যগুলিতে অবদান রাখে তারও উত্তর দিতে আপনার সক্ষম হওয়া উচিত। মিটিংগুলি জবাবদিহিতা বাড়াতে পারে কারণ অংশগ্রহণকারীরা একটি গ্রুপ সেটিংয়ে কাজ এবং সময়সীমার জন্য মৌখিক প্রতিশ্রুতি দেয়, তিনি যোগ করেন।

“যদি একটি মিটিং এই বৃহত্তর এবং সুনির্দিষ্ট উদ্দেশ্যগুলিকে জড়িত না করে, তবে এটি সম্ভবত অপ্রয়োজনীয়,” সাদুন বলেছিলেন।

আপনি কি অর্জন করার চেষ্টা করছেন তা বোঝার জন্য সভাটিকে প্রশ্নগুলির একটি সেট হিসাবে তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন, রোজেলবার্গ বলেছেন। উত্তর দেওয়া প্রশ্নের উপর ভিত্তি করে একটি মিটিং এর সফলতা পরিমাপ করা সহজ হতে পারে। তারা কাকে আমন্ত্রণ জানাতে হবে তা শনাক্ত করতেও সাহায্য করবে।

পার্লো বলেন, “আমি সবসময় চেয়েছি যে ম্যানেজারদের মিটিংয়ে থাকা প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে যাতে তারা ভাবতে বাধ্য হয় যে সেখানে কে থাকা উচিত এবং করা উচিত নয়,” পার্লো বলেছিলেন।

কর্মীরা দেখতে পেতে পারেন যে তারা নিয়মিতভাবে এমন মিটিংয়ে আমন্ত্রিত হন যেগুলি সময় চুষে যাওয়ার মতো মনে হয়। তাই তারা কি শুধু না বলতে পারে?

“মিটিং হ্রাস করা তাত্ত্বিকভাবে ভাল শোনাচ্ছে। কিন্তু অনুশীলনে, এটি কাউকে রাখা একটি ভয়ানক অবস্থান,” রোজেলবার্গ বলেছেন।

পরিবর্তে, রজেলবার্গ পরামর্শ দিয়েছেন যে মিটিং হোস্টরা এমন একটি সংস্কৃতি তৈরি করে যা অংশগ্রহণকারীদের সময়ের প্রতি সংবেদনশীল ব্যক্তিদের শুধুমাত্র তাদের সাথে প্রাসঙ্গিক অংশগুলিতে উপস্থিত থাকার অনুমতি দিয়ে।

আমন্ত্রিতদের কম ক্ষমতা থাকতে পারে কারণ তারা একটি মিটিং প্রত্যাখ্যান করার সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়ার সাথে লড়াই করে। একজন বিশ্বস্ত সুপারভাইজারকে জিজ্ঞাসা করা তাদের উপস্থিতি প্রয়োজনীয় কিনা তা একটি উপায় হতে পারে, রোজেলবার্গ বলেছিলেন।

এটা সব বার্তা বিতরণ, Sadun বলেন.

“কীভাবে না বলতে শিখুন, প্রমাণ ব্যবহার করে এবং কেন সেই সময়ের প্রয়োজন তা ব্যাখ্যা করুন,” তিনি বলেছিলেন। “আপনার সময় কতটা মূল্যবান সে সম্পর্কে খুব সচেতন থাকুন।”

প্রায়শই, মিটিংগুলি খুব দীর্ঘ হয়। এগুলিকে সংক্ষিপ্ত করা মানুষকে সময় ফিরিয়ে দিতে, ক্লান্তি কমাতে এবং কার্যকারিতা বাড়াতে পারে।

হোস্ট প্রায়ই ক্যালেন্ডার বা ভিডিও অ্যাপ্লিকেশন দ্বারা প্রদত্ত প্রাক-ভরা সময়ের স্লটের জন্য একটি মিটিং সেট করে। পরিবর্তে, আয়োজকদের চিন্তা করা উচিত যে সত্যিই কতটা সময় প্রয়োজন।

“সবকিছু প্রসারিত [preset] সময়,” পার্লো বলেন। “আমাদের যদি কম সময় থাকে, আশা করি এটি আমাদের আরও কৌশলী করে তোলে।”

পার্লো বৈঠকের মধ্যে বিরতি যোগ করার পরামর্শ দিয়েছেন। এক ঘণ্টার বৈঠকের সময় নির্ধারণের পরিবর্তে, এটিকে 45 মিনিট করুন।

“দ্রুত মিটিং এবং হাডল কার্যকর হতে পারে,” রোজেলবার্গ বলেছেন “এটি ট্যাক্স ছাড়াই একটি মহান উদ্দেশ্য পরিবেশন করে।”

বছরের পর বছর ধরে ভিডিও মিটিংয়ের অভিজ্ঞতা প্রকাশ করেছে যা এত ক্লান্তিকর করে তোলে।

তবে স্ট্যানফোর্ড ইউনিভার্সিটির ভার্চুয়াল হিউম্যান ইন্টারঅ্যাকশন ল্যাবের পরিচালক জেরেমি বেইলেনসন বলেছেন, কর্মীরা ভিডিও কলের ক্লান্তি কমাতে পারেন। কিছু ছোট tweaks.

প্রথমত, নিজের থেকে প্রকৃত মিটিংয়ে মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করতে স্ব-দৃশ্যটি লুকান। গবেষণা দেখায় যে যখন আমরা নিজেদের দেখি, আমরা স্বাভাবিকভাবেই প্রতিটি চাল, চেহারা এবং অঙ্গভঙ্গি বিচার করার জন্য আকৃষ্ট হই, যা চাপ বাড়ায়, বেলেনসন বলেন।

তিনি আপনার এবং অন্যান্য লোকেদের মধ্যে দূরত্বকে আরও সঠিকভাবে প্রতিফলিত করতে ভিডিও উইন্ডোর আকার হ্রাস করার পরামর্শ দিয়েছেন। এটি অমৌখিক সংকেতের সাথে যুক্ত ক্লান্তি কমাতে সাহায্য করে।

“আপনি যদি ডিফল্ট আকার ত্যাগ করেন তবে এটি এমন একটি ঘনিষ্ঠতাকে বাধ্য করে যা বাস্তব জগতে আমাদের নেই,” তিনি বলেছিলেন।

কীবোর্ড বা ক্যামেরার আলো, বসার জায়গা এবং বসানো সামঞ্জস্য করে আপনার সেটআপটি আরামদায়ক কিনা তা নিশ্চিত করুন। চাপ কমাতে, মিটিং বিবেচনা করুন যে ক্যামেরা বন্ধ করতে হবে। এটি বিশেষ করে পিতামাতা এবং যত্নশীলদের জন্য সহায়ক, বেলেনসন বলেছেন।

“কাউকে কি 15 মিনিটের জন্য এক ঘন্টা গ্রুমিং করতে হবে?” সে বলেছিল. “মানুষকে ক্যামেরায় থাকতে বাধ্য করার ফলে ডাউনস্ট্রিম প্রভাব থাকতে পারে যা আপনি ভাবেননি।”

সুবিধা এবং অংশগ্রহণে সহায়তা

কার্যকারিতা সহ সহায়তা করার জন্য, অংশগ্রহণকারীরা মিটিংকে সহজতর করতে সহায়তা করে বা তাদের পয়েন্টগুলি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত রেখে কার্যকর শ্রোতা এবং বক্তা হয়ে মডেল অংশগ্রহণকারী হিসাবে কাজ করতে পারে, রোজেলবার্গ বলেছেন।

সাদুন বলেন, অংশগ্রহণকারীরা একটি এজেন্ডাও সুপারিশ করতে পারে এবং স্পষ্ট অনুসরণ করতে পারে।

শেষ পর্যন্ত, কার্যকরী মিটিংগুলি মানুষের সময়কে কার্যকর করতে এবং সম্মান করতে নেমে আসে।

পার্লো পরামর্শ দিয়েছেন বনাম গভীর চিন্তাভাবনা করার জন্য মানুষের কতটা সময় প্রয়োজন তা বিবেচনা করুন। লোকেদের শারীরিকভাবে মিটিংয়ের জন্য একসাথে থাকা দিনগুলিকে কাজে লাগান।

“লোকেরা কখন মিলিত হয়েছিল এবং যখন তারা একসাথে ছিল তখন তারা কী করেছিল সে সম্পর্কে আরও ইচ্ছাকৃত হলে এটি ভাল হবে,” তিনি বলেছিলেন।

গবেষণা দেখায় যে নীরবে চিন্তাভাবনা আরও এবং ভাল ধারণা দেয়, রোজেলবার্গ বলেন, মিটিং হোস্টদের কিছু একটা মাথায় রাখা উচিত। একটি শেয়ার্ড ডকুমেন্ট সেট আপ করা যাতে লোকেদের সিঙ্ক্রোনাসভাবে কাজ করতে না হয় তা প্রত্যেককে একসাথে আরও ভাল কাজ করতে এবং ধারনা নিয়ে আসতে দেয়৷

“সমস্যা বনাম সমাধানের অংশ হোন,” রোজেলবার্গ বলেছেন।