যদি আপনার উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলি আপনাকে কম উত্পাদনশীল করে তোলে?

করণীয় তালিকার প্রাচীনতম পরিচিত রূপটি 1791 সালে বেঞ্জামিন ফ্র্যাঙ্কলিন দ্বারা রেকর্ড করা হয়েছিল। তালিকাগুলি এখনও জনপ্রিয়, তবে ডিজিটাল উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলি ক্রমশ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠছে। Google ক্যালেন্ডার ছাড়াও, আপনি আপনার টাস্ক-ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অংশ হিসাবে স্ল্যাক, জুম, ট্রেলো, আসানা বা জিরা ব্যবহার করতে পারেন।

অধিকন্তু, অনেক উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম আচরণগুলি পর্যবেক্ষণ করার জন্য এবং কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য মেট্রিক্স সংগ্রহের বৈশিষ্ট্যগুলি প্রদান করে, যার মধ্যে রয়েছে:

  • সময় ট্র্যাকিং
  • প্রকল্প ব্যবস্থাপনা
  • প্রতিনিধি দল
  • অটোমেশন
  • ব্যবহারকারীর আচরণ বিশ্লেষণ
  • কীস্ট্রোক লগিং

উপরন্তু, AI এবং মেশিন লার্নিং উৎপাদনশীলতা উন্নত করতে সাহায্য করা হচ্ছে। একটি উদাহরণ হিসাবে, ক্যালেন্ডার নিন। আপনার পরবর্তী মিটিং কখন শিডিউল করতে হবে সে বিষয়ে বুদ্ধিমান পরামর্শ দেওয়ার জন্য অতীতের ডেটা বিশ্লেষণ করতে এটি মেশিন লার্নিং ব্যবহার করে। ক্যালেন্ডার এমনকি কাকে এবং কোথায় আমন্ত্রণ জানানোর পরামর্শ দেয়৷

সংক্ষেপে, এই সরঞ্জামগুলি অবশ্যই একটি উদ্দেশ্য পরিবেশন করে।

এবং, আরও ভাল, তারা সুবিধার সঙ্গে বস্তাবন্দী করছি. প্রধানত সত্য যে এই সরঞ্জামগুলি সময় এবং প্রকল্প পরিচালনার সাথে সহায়তা করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, সময় ট্র্যাকিং সরঞ্জাম বা কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার দেখতে পারে কখন এবং কোথায় আপনি বা আপনার দল মূল্যবান সময় নষ্ট করছেন। এটি জানা বিক্ষিপ্ততা প্রতিরোধ করতে এবং আরও বাস্তবসম্মত সময়সূচী তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে।

ফলস্বরূপ, কম চাপ জড়িত আছে। বিবেচনা করুন যে 70% কর্মচারী কর্মক্ষেত্রে চাপ নিয়ে উদ্বিগ্ন। তাই আমাদের কাজের উপর জীবনের চাপ রয়েছে যা উত্পাদনশীলতাকে হ্রাস করতে পারে। অধিকন্তু, এটি কর্ম-জীবনের ভারসাম্য অর্জনে সহায়তা করতে পারে। এবং সর্বদা মনের শীর্ষে না থাকলেও, এটি উত্পাদনশীলতা, মনোবল এবং ব্যস্ততা বাড়াতে পারে।

কিন্তু এখানেই শেষ নয়. এই সরঞ্জামগুলি কর্মচারী সহযোগিতা থেকে ক্লায়েন্টদের জন্য অনুমান তৈরি করা পর্যন্ত সবকিছুতে সহায়তা করতে পারে। তাতে অবাক হওয়ার কিছু নেই যে, 2021 সালে গ্লোবাল প্রোডাক্টিভিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম মার্কেটের মূল্য USD 47.33 বিলিয়ন ছিল। এবং 2022 এবং 2030 এর মধ্যে 13.8% চক্রবৃদ্ধি হারে (CAGR) বৃদ্ধি পাবে বলে আশা করা হচ্ছে।

কিন্তু, জীবনের সমস্ত জিনিসের মতো, যে কোনও কিছুর অত্যধিক ক্ষতি হতে পারে। এবং এটি নিঃসন্দেহে উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির সাথে সত্য। এই সরঞ্জামগুলি আসলে আপনাকে কম উত্পাদনশীল করে তুলতে পারে।

উত্পাদনশীলতার জন্য সরঞ্জামগুলি আপনার জন্য আপনার কাজ করার জন্য নয়।

বেশিরভাগ উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলি প্রতিশ্রুতি অনুসারে কাজ করে। একটি উদাহরণ হিসাবে Todoist নিন। Todoist-এ, আপনি প্রকল্পের মাধ্যমে আপনার কাজগুলি সংগঠিত করতে পারেন এবং সেগুলি রেকর্ড করতে পারেন। এটিকে একটি আপগ্রেড করা করণীয় তালিকা হিসাবে ভাবুন। আপনার নিজের কাজগুলি রেকর্ডিং এবং সংগঠিত করার পাশাপাশি, অ্যাপটি আপনাকে অন্যদের সাথে কাজগুলি ভাগ করতে এবং বরাদ্দ করতে দেয়৷

এখানে জিনিস, যদিও. অ্যাপটি আপনার জন্য করণীয় তালিকা তৈরি করতে যাচ্ছে না। এটা আপনার উপর. এটি একটি চকচকে, নতুন কুকওয়্যার সেট কিনে আপনার রান্নার খেলাকে বাড়িয়ে তুলতে চাওয়ার মতো। আপনার কাছে সমস্ত সঠিক সরঞ্জাম থাকা সত্ত্বেও, খাবারগুলি নিজেরাই রান্না করতে যাচ্ছে না।

উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলি এমন একটি রান্নাঘর যা সরঞ্জামে পূর্ণ কিন্তু সেগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানেন না। অন্য কথায়, আপনার যদি উৎপাদনশীল হওয়ার অনুপ্রেরণা এবং সংকল্প না থাকে, তাহলে এমন কোনো টুল (বা) অ্যাপ নেই যা আপনাকে সাহায্য করতে পারে।

টুলের জন্য অনুসন্ধান অনুৎপাদনশীল.

আপনাকে উৎপাদনশীল করার জন্য একটি অ্যাপ বা টুল খুঁজছেন? এর জন্য একটি অ্যাপ আছে। যদিও বিভিন্ন বিকল্প থাকাতে হাঁচি দেওয়ার মতো কিছু নেই, তবে সঠিকটি খুঁজে পাওয়া এবং স্থির করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে।

এছাড়াও, প্রিমিয়াম বৈশিষ্ট্য সহ সরঞ্জামগুলি জিনিসগুলিকে আরও চ্যালেঞ্জিং করে তোলে। কেন? এটি যে বিনামূল্যের বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে তার উপর ভিত্তি করে একটি অ্যাপ ব্যবহার করবেন কিনা তা সিদ্ধান্ত নেওয়া অসম্ভব৷

তদুপরি, আরও ভাল উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির সাধনা আপনাকে বেছে নেওয়ার জন্য অনেকগুলি বিকল্পের সাথে ছেড়ে দেবে, যা অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। এবং আপনি তাদের কারো সাথে সন্তুষ্ট নাও হতে পারেন।

গবেষণায় দেখা গেছে যে যখন মানুষের অনেক পছন্দ থাকে, তখন তারা অসন্তুষ্ট হয় এবং তাদের সিদ্ধান্তের জন্য আরও অনুশোচনা করে। অতএব, উত্পাদনশীলতা পণ্যগুলির সন্ধানে অত্যধিক সময় ব্যয় করা আপনার উত্পাদনশীলতা এবং সুখের জন্য ক্ষতিকারক।

কিছু সরঞ্জামের জন্য একটি শেখার বক্ররেখা থাকতে পারে।

আপনি কি কখনও একটি নতুন বোর্ড গেম কিনেছেন? দুর্ভাগ্যবশত, এই গেমগুলির মধ্যে কিছু এত বিস্তারিত হতে পারে যে তাদের সাথে নিয়মের একটি জটিল সেট রয়েছে। ফলস্বরূপ, আপনি আপনার খেলার রাতের বেশিরভাগ সময় গেমটি খেলার পরিবর্তে নিয়ম শিখতে কাটাতে পারেন।

এটি নতুন উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলির সাথে একই হতে পারে। তারা অভ্যস্ত হতে অনেক সময় নিতে পারে – বিশেষ করে বিভিন্ন ইউজার ইন্টারফেসের সাথে আরও জটিল অ্যাপ্লিকেশনের জন্য। যেমন, এটা সম্ভব যে কীভাবে একটি নতুন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে হয় তা শিখতে আসলে এটি ব্যবহার করার চেয়ে বেশি সময় এবং শক্তি লাগবে।

কাজ-সম্পর্কিত বিভ্রান্তি।

GoTo’স দ্বারা পরিচালিত একটি সমীক্ষায়, 54% উত্তরদাতারা একবারে পাঁচটি ভিন্ন কম্পিউটার প্রোগ্রাম ব্যবহার করার কথা জানিয়েছেন। উদাহরণস্বরূপ, সারা দেশে একটি ক্লায়েন্টের সাথে একটি ভিডিও কনফারেন্স কলের সময়, একজন কর্মচারী একটি ইমেল লিখতে পারে, কাপড়ের কেনাকাটা করতে পারে, তাদের উল্লেখযোগ্য অন্য টেক্সট করতে পারে এবং একটি মিটিং শিডিউল করতে পারে।

উপরন্তু, Udemy 2018 সালে রিপোর্ট করেছে যে Millennials/Gen Z-এর 36% ব্যক্তিগত উদ্দেশ্যে তাদের ফোনে দৈনিক দুই ঘণ্টার বেশি সময় ব্যয় করে। অধিকন্তু, মার্কিন কর্মীরা প্রতিদিন গড়ে 30 বার 13টি অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে পরিবর্তন করে, Asana এর অ্যানাটমি অফ ওয়ার্ক ইনডেক্স 2021 অনুসারে।

যদিও এটি যথেষ্ট নির্দোষ বলে মনে হতে পারে, উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির মধ্যে বাউন্স করা কেবল বিভ্রান্তিকর নয়। এটি আপনার শক্তিও নিষ্কাশন করে। একে “প্রসঙ্গ পরিবর্তন” বলা হয়। এবং, এটি সপ্তাহে পাঁচ ঘন্টা হারানোর জন্য দায়ী।

অন্য কথায়, অনেক সরঞ্জাম অনেক সময় নেয়। কিন্তু, এর আরো নির্দিষ্ট করা যাক.

কোম্পানীগুলি চায় যে তাদের দলগুলিকে দক্ষতার সাথে কাজ করার জন্য সর্বোত্তম সহযোগিতার সরঞ্জাম, অ্যাপস এবং ডিভাইসগুলি থাকুক৷ এই কারণে, বেশিরভাগ কর্মক্ষেত্র কর্মীদের বিভিন্ন প্রয়োজন মেটাতে বিশেষ সরঞ্জাম সরবরাহ করে, যেমন মেসেজিং, কনফারেন্স কল, প্রকল্প সহযোগিতা ইত্যাদি।

প্রতিটি টুল সত্যিই একটি ভূমিকা আছে. তবে, কর্মচারীরা তাদের মূল্যবান সময় নষ্ট করতে পারে। আবার, এর কারণ হল তারা অনেকগুলি প্রোগ্রামের মধ্যে স্যুইচ করছে, বিলযোগ্য ঘন্টা রেকর্ড করতে ভুলে যাচ্ছে, বা ক্লায়েন্টদের থেকে বার্তা মিস করছে যদি তাদের অনেকগুলি প্রোগ্রামে লগ ইন করতে হয়।

অনেক ভুল হচ্ছে।

পূর্ববর্তী পয়েন্টের ধারাবাহিকতায়, কর্মচারীরা সম্পর্কের ক্ষতিকারক ভুল করছেন। কারণটি উপরে উল্লিখিত প্রতিবন্ধকতা এবং মাল্টি-মডেল মাল্টিটাস্কিং। GoTo সমীক্ষা অনুসারে, বিভ্রান্ত হওয়ার কারণে উত্তরদাতাদের 57% ভুল ব্যক্তিকে একটি ইমেল প্রেরণ করেছে। এছাড়াও, 33% তারা প্রস্তুত হওয়ার আগে একটি ইমেল বা চ্যাট পাঠিয়েছে এবং 23% চ্যাটে কারও সম্পর্কে খারাপ কথা বলেছে।

তথ্য ওভারলোড.

লন্ডন বিশ্ববিদ্যালয়ের বার্কবেকের সাংগঠনিক মনোবিজ্ঞানের অধ্যাপক আলমুথ ম্যাকডোওয়াল বিবিসিকে বলেছেন, “আমাদের জীবন এবং কাজ ক্রমশ ডিজিটাল হচ্ছে।” “কিন্তু এটি একটি জটিল জগত, এবং সেখানে একটি তথ্য ওভারলোড রয়েছে। ভাল অ্যাপগুলি, ভালভাবে ব্যবহৃত, এটি আমাদের সাথে আলোচনা করতে সাহায্য করতে পারে। কিন্তু এখনও একটি প্রশ্ন আছে যে আমরা সত্যিই আরও বেশি উত্পাদনশীল হয়ে উঠতে আগ্রহী, নাকি কেবল ‘কার্যকর বলে মনে করার জন্য আরও কিছু করতে চাই’।

তথ্য অনুসারে, কর্মীরা অবশ্যই সফ্টওয়্যার ওভারলোডের সম্মুখীন হচ্ছেন। 2018 সালে পরিচালিত একটি সমীক্ষা অনুসারে, অপারেশনাল সাপোর্ট ওয়ার্কাররা দিনে 1,100 বারের বেশি 35টি বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে পরিবর্তন করে। বেশিরভাগ উচ্চ শিল্পোন্নত দেশগুলিতে, প্রচুর অ্যাপ এবং সরঞ্জাম থাকা সত্ত্বেও উত্পাদনশীলতা সঙ্কুচিত হচ্ছে, যখন বার্নআউট বাড়ছে।

“প্রমাণ দেখায় যে কাজের ঘন্টা এবং আমরা অনলাইন মিটিংয়ে যে সময় ব্যয় করি তা বাড়ছে, তাই এটি হতে পারে যে আমরা আরও কঠোর পরিশ্রম করছি, বুদ্ধিমান নয়,” ম্যাকডোওয়াল পরামর্শ দেন৷ “কেন আমরা আমাদের আউটপুটের গুণমান পরিচালনায় আরও ভাল হচ্ছি না?”

একাধিক জায়গায় কাজ হচ্ছে।

অ্যাপ বা টুল ওভারলোড আরেকটি সমস্যা? চারপাশে অনেক তথ্য ছড়িয়ে ছিটিয়ে আছে, এটি খুঁজে পাওয়া কঠিন করে তোলে।

কাতালগ এবং কর্নেল বিশ্ববিদ্যালয়ের গবেষণা অনুসারে, 54% লোক অ্যাপের মাধ্যমে তথ্য খুঁজে পাওয়া কঠিন বলে মনে করেন। অন্য 43% ক্রমাগত যোগাযোগের চ্যানেল এবং সরঞ্জাম পরিবর্তন করতে ক্লান্ত।

অন্য কথায়, আপনার কর্মক্ষেত্রে নতুন টুল যোগ করার কারণে আপনি উৎপাদনশীলতা হারাতে পারেন।

দক্ষতা অন্য যেকোনো কিছুর চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

জোটফর্মের প্রতিষ্ঠাতা এবং সিইও আয়তেকিন ট্যাঙ্ক লিখেছেন, “কোনও কোম্পানি সর্বশেষ উৎপাদনশীলতা সফটওয়্যারে বিনিয়োগ করতে পারে। “সর্বোচ্চ কারিগরি প্রশিক্ষণ দিয়ে এটি রোল আউট করুন। এবং হ্যাঁ, এর কর্মীরা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার সময় হুইজ হয়ে যাবে। যদিও এটি সর্বদা উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে না।

ব্যক্তিগত উত্পাদনশীলতা আলাদা নয়। “বিশ্বের সবচেয়ে চতুর অ্যাপটি একটি অন্ধ পার্থক্য তৈরি করবে না যদি এটিকে সমর্থন করার জন্য আপনার কাছে বিদ্যমান কাঠামো না থাকে,” তিনি যোগ করেন।

“আপনাকে কোথায় টোকা দিতে হবে তা জানতে হবে।”

প্রথমত, পদ্ধতি বিবেচনা করুন। তারপরে, ট্যাঙ্ক বলে, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন আপনার কোন সরঞ্জামগুলির প্রয়োজন – যদি থাকে।

আপনার ওয়ার্কফ্লোতে কোথায় ছিদ্র আছে তা খুঁজে বের করতে পারেন এটির খালি প্রয়োজনীয় জিনিসগুলিতে নামিয়ে দিয়ে। উদাহরণ স্বরূপ, কোন প্রোডাক্টিভিটি অ্যাপ বা টুল ডাউনলোড করতে হবে তা ভাবার পরিবর্তে নিম্নলিখিত কৌশলগুলি সহায়ক হতে পারে:

  • কমিয়ে দিন। মানুষ সময় অনুমান মহান না. যেমন, নিজেকে বেশি সময় না দিয়ে কম দিন। এইভাবে, আপনি জরুরী এবং ফিলার কাজের মধ্যে পার্থক্য করতে পারেন।
  • মূল্যায়ন Yআপনি যদি আপনার শরীরের ঘড়ির সাথে কাজ করেন তবে আপনি সবচেয়ে সতর্ক এবং উত্পাদনশীল হবেন। একবার আপনি একটি ছন্দ চালু হয়ে গেলে, সময়মত, অত্যন্ত ফোকাসড স্প্রিন্টে কাজ করুন। আপনার অগ্রগতি ট্র্যাক করা এবং সীমানা নির্ধারণ করা এই পদ্ধতির সাথে আরও সহজ হবে।
  • নিষ্কাশন করা. পরিবর্তে কখনও শেষ না হওয়া করণীয় তালিকা থাকা, শুধুমাত্র সেই কাজগুলিতে ফোকাস করুন যা সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলবে।

“যখন এটা উত্পাদনশীলতা আসে, কোন জাদু বুলেট নেই,” ট্যাঙ্ক যোগ করে. “সর্বশেষ টুল বা অ্যাপটি কেবলমাত্র ইতিমধ্যেই যা আছে তা বাড়িয়ে তুলবে, এজন্য আপনাকে একটি ভাল তেলযুক্ত সিস্টেম তৈরি করতে হবে।”

ক্যালেন্ডারে প্রথম প্রকাশিত। এখানে পড়ুন.

বৈশিষ্ট্যযুক্ত চিত্র ক্রেডিট: ক্যানভা স্টুডিও দ্বারা ছবি; পেক্সেল; ধন্যবাদ!

ক্যালেন্ডার

ক্যালেন্ডার

আমরা ক্যালেন্ডার, বিশ্বকে অনেক বেশি উৎপাদনশীল জায়গা করে তোলার চেষ্টা করছি। https://www.calendar.com-এ আমাদের অনলাইনে দেখুন।